Lückenlose Dokumentation ist Pflicht Cannabis-Start-up organisiert digitale Workflows mit Dropbox

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Wer innovative Produkte herstellt und handelt, muss auch innovativ (zusammen)arbeiten. Daher verlässt sich Demecan, der bisher einzige unabhängige deutsche Hersteller medizinischen Cannabis, für die Organisation seiner digitalen Workflows auf Dropbox und die E-Signaturlösung HelloSign.

Cannabis ist schon lange als Heil- und Nutzpflanze bekannt, doch erst seit 2017 ist es in Deutschland als Medizin per Gesetz zugelassen. Zum Einsatz kommt das pflanzliche, verschreibungspflichtige Arzneimittel unter anderem in der Schmerzmedizin, wenn andere Behandlungsoptionen ausgeschöpft sind oder nicht angewendet werden können. Das 2017 in Berlin gegründete Start-up Demecan erhielt 2019 den Zuschlag der Bundesregierung, als eines von drei Unternehmen in Deutschland – allerdings bislang ausschließlich für den medizinischen Gebrauch – Cannabis anbauen zu dürfen.

2.500 Cannabispflanzen wachsen heute in den eigenen Blüteräumen auf dem EU-GMP-zertifizierten, rund 30.000 Quadratmeter großen Produktionsgelände von Demecan nahe Dresden. Transparente, verbindliche Abläufe und optimal angepasste Licht- und Temperaturbedingungen sorgen vom Ableger im Labor bis hin zur Ernte für eine völlig pestizidfreie und konstant hohe Produktqualität der Cannabispflanzen. Damit trägt Demecan entscheidend zur Versorgungssicherheit und Unabhängigkeit von Importen bei.

Althergebrachte Arbeitsweisen neu denken

Das Team von Demecan arbeitet wie viele Start-ups mit flachen Hierarchien. Die Belegschaft selbst beschreibt die Stimmung als unaufgeregt unkompliziert, sehr kollegial und über alle Generationen hinweg hilfsbereit. Es herrsche eine Kultur, die durch und durch von Ver- und Zutrauen geprägt ist. Und genau so gestaltet Demecans IT-Chef Gordon Lösser auch die digitale Zusammenarbeit. „Wer wirklich offen ist, für Digitalisierung von Arbeitsprozessen, sollte technologisch unvoreingenommen und lernbereit sein“, ist er überzeugt. Der Fachmann baut darauf, besser Tools und Workflows auszuprobieren, Erfahrungen damit zu sammeln und auszuwerten, als durch Klagen und Zaudern innovative Arbeitsweisen und -ergebnisse im Vorfeld zu blockieren.

Die Nutzung von Dropbox für die circa 90 IT-Arbeitsplätze hatte die Geschäftsführung von Demecan bereits 2019 bewilligt, da die meisten Mitarbeitenden mit der Cloud-Lösung schon aus ihrem Privatleben vertraut waren und es keinerlei technische Hemmschwelle zu überwinden galt. Heute wird Dropbox Business Advanced in Verbindung mit der E-Signaturlösung HelloSign auf allen Arbeitsplätzen genutzt.

Wachsende digitale Workflows lösen Papier und Stift ab

Demecan arbeitet wie gesagt nach höchsten Ansprüchen, die bewährten Qualitätsstandards Deutschlands und der Europäischen Union zu Anbau (GACP – Good Agricultural and Collection Practice) und Herstellung (GMP – Good Manufacturing Practice) sind tief in der Unternehmens-DNA verankert. Alle Arbeitsanweisungen und Dokumentationen, Testergebnisse und Sendungen an die Apotheken unterliegen genauen Vorgaben und ständigen Kontrollen. Schließlich sollen Patientinnen und Patienten, die auf medizinisches Cannabis angewiesen sind, auf beste Qualität vertrauen können.

Dabei umfassen allerdings allein die Anforderungen der GMP, denen alle pharmazeutischen Hersteller unterliegen, eine weitreichende schriftliche Dokumentation aller Prozesse und durchlaufener Produktionsaufträge. Korrespondenz, Aufträge, Lieferprozesse und Verträge – von den bisher im (deutschen) Wirtschaftsleben lange üblichen Ausdrucken auf Papier, dem Unterschreiben, zeitaufwändigem Einscannen und Versenden per Post oder E-Mail wollte sich Demecan allerdings verabschieden. Von Stunde null dachte man papiergebundene Prozesse neu, und zwar holistisch digital.

Bereits vor der Krise suchte man für Papierdokumente – insbesondere solche, die von mehreren Personen unterzeichnet werden müssen – nach einer digitalen Ersatzlösung, die das Procedere verschlankt. Genau hier setzt die in Dropbox integrierte E-Signatur HelloSign an. Denn Demecan geht es nicht nur um den Unterschriftenprozess an sich, sondern auch um alle damit verbundenen Workflows.

Die Cloud-Signaturlösung mit der API-Schnittstelle überzeugte durch ihre einfach Bedienbarkeit, unmittelbare Verfügbarkeit und Transparenz in allen Schritten. Ergebnis sind schnelle, schlanke, papierlose Arbeitsabläufe und eine direkte Einsortierung am richtigen Ort innerhalb der Dropbox, wo alle in den Prozess involvierten Personen die unterzeichneten Dokumente leicht auf- und wiederfinden. Somit haben alle Mitarbeitenden von jedem beliebigen Ort aus Zugriff auf alle Daten.

Mehrwerte für alle

Dabei wird Dropbox für weit mehr als nur zur Ablage und das Teilen von Dateien genutzt. Die Kollaborationsplattform unterstützt das Unternehmen bei wichtigen Workflows wie dem Verwalten von Gruppen oder der Administration von Zugriffen auf Freigabeebene. Dass Dropbox kostspielige Server-Workloads einspart und der mobile Zugriff über die App einfach genial hilfreich ist, freut den IT-Direktor sehr. Die Belegschaft schätze an Dropbox, dass einfach „nichts verloren geht“ und alle Inhalte stets offline und online abrufbar seien.

Ein weiteres Kriterium für die Arbeit mit Dropbox war und ist die hohe Integrationsfähigkeit. Denn für die Standard-Büroarbeit ist Microsoft Teams gesetzt und im Projektmanagement kommt „Wrike“, ein Online-Tool für Projektmanagement und Collaboration, zum Einsatz – beides ist bestens in Dropbox integriert. IT-Chef Lösser hat festgestellt, dass „die Mitarbeitenden ihre digitale Kompetenz noch einmal entscheidend erhöht haben“, vor allem habe sich während der Pandemie die digitale Zusammenarbeit und die mediale Konnektivität sowie Arbeitsgeschwindigkeit und Effektivität aller Teams verbessert.

Neue Meetingkultur

Obwohl alle Mitarbeitenden einen eigenen Firmenlaptop und ein Smartphone erhalten, die gerne hybrid genutzt werden sollen und dürfen, wurde vor 2020 so gut wie ausschließlich von den Firmenbüros aus gearbeitet. Hybride Arbeitsformen waren die Seltenheit. Doch heute ziehen die Arbeitsteams diesen Arbeitsstil vor, bei dem sie nur noch zum Teil in den Firmenbüros, zum anderen Teil aber aus dem Homeoffice arbeiten.

Mittlerweile werde, so Lösser, die Videotelefonie der normalen Telefonie vorgezogen. Die Kolleginnen und Kollegen auch zu Gesicht zu bekommen, sei stets ein erfreulicher Mehrwert. Inzwischen würden sogar virtuelle den persönlichen Meetings vorgezogen. Man spare sich Anfahrtswege, Infektionsrisiken und überzogene Meetingzeiten durch die heute optimale Organisation solcher Zusammenarbeitsszenarien im virtuellen Raum, erklärt Lösser. Er kann zwar die Zukunft nicht vorhersehen, hofft aber – deutlich stolz –, dass der bemerkenswerte „hybride Modus“, den sich das Demecan-Team zugelegt habe, auch weiterhin beibehalten werden könne.

Blick in eine florierende Zukunft

Weil dabei Netzwerkkonnektivität die größte Herausforderung bleibt, arbeitet der Cannabis-Experte bereits an einer Anbindung ans Glasfasernetz. Auch in anderen technischen Belangen hat das Unternehmen konkrete Zukunftspläne und -wünsche: Neben der Erweiterung des ERP-Systems und dem Aufbau weiterer Onlineshops möchte Demecan künftig 100 Prozent papierfreie Arbeitsabläufe realisieren und die Zusammenarbeit auf ausschließlich digitale Beine stellen. Und außerhalb des Machtbereiches des Unternehmens ist natürlich die Frage zentral, wohin sich die Rechtsprechung in Sachen Legalisierung von Cannabis weiterentwickelt. Es bleibt spannend, was viel Raum lässt für weitere digitale Innovationen.

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