Digitales Beschaffungsmanagement E-Procurement: Den Einkauf einfach smarter machen

Ein Gastbeitrag von Ellen Förster*

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Weniger Handarbeit und Zettelwirtschaft, dafür mehr Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit: Welche Vorteile die Digitalisierung des Einkaufs den Unternehmen bringt und wie sie ihnen hilft, aktuelle und künftige Herausforderungen besser zu meistern.

Die Covid-19-Krise oder der Ukraine-Krieg – zwei Beispiele dafür, warum digitale Beschaffung und Supply Chain Management wichtig sind.
Die Covid-19-Krise oder der Ukraine-Krieg – zwei Beispiele dafür, warum digitale Beschaffung und Supply Chain Management wichtig sind.
(Bild: Iaroslav Neliubov - stock.adobe.com)

Die Ambitionen der Einkaufsabteilungen in Unternehmen auf der ganzen Welt sind groß: Laut der PwC-Studie „Digital Procurement Survey 2022“ soll ihre Digitalisierungsrate bis 2025 bei durchschnittlich 72 Prozent liegen. Um dieses Ziel zu erreichen, wollen die Firmen jährlich rund 1,3 Millionen Euro investieren. Besonders mittelständische Betriebe planen, die Digitalisierung des Einkaufs stark voranzutreiben. Die entsprechenden Budgets sind bereits zwischen 2020 und 2022 um rund 50 Prozent gestiegen.

Vor allem mit Blick auf Deutschland zeigt sich, dass entsprechende Maßnahmen und der Wechsel zum E-Procurement oft auch erforderlich sind. Der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. (BME) fand in einer Studie von 2021 heraus, dass die Digitalisierung im mittelständischen Procurement in der Bundesrepublik hinter ihren Möglichkeiten zurückbleibt. Bereits kurzfristig könnten sich daraus echte Wettbewerbsnachteile ergeben. Demnach nutzen beispielsweise viele Unternehmen noch Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel, um Beschaffungsdaten zu verwalten.

Die häufige Folge: Sowohl innerhalb der Abteilung als auch innerhalb der Firma fehlt es an Transparenz und Kontrolle. Details zu Preisen und Bestellvolumen werden nicht zentral erfasst, sodass es unterschiedliche Informationsstände gibt. Diese Probleme beschränken sich nicht nur auf den Einkauf, da anderen Bereichen wie dem Rechnungswesen somit kein Zugriff auf konsistente Daten ermöglicht werden kann. Nicht zuletzt gestaltet sich die Kommunikation mit Lieferanten durch fehlende zentralisierte Lösungen im Procurement nicht optimal.

Den Startpunkt für die Digitalisierung finden

Die gute Nachricht: Durch gezielte Digitalisierungsmaßnahmen lassen sich solche Probleme lösen. ERP-Systeme wie SAP S/4HANA stellen zum Beispiel eine Verbindung zwischen Procurement und anderen Unternehmensbereichen her. Wie steht es aktuell um die Budgets? Da das Controlling die Daten des Einkaufs direkt einsehen kann, lassen sich die Zahlen leicht im Blick behalten. Wie ist der Materialbestand im Unternehmen? Sind Nachbestellungen erforderlich? Auch hier helfen einheitliche und zentral verfügbare Daten den zuständigen Abteilungen dabei, effizienter zu arbeiten und nahtlose Prozesse sicherzustellen.

Doch wo und wie beginnen Mittelständler am besten mit der Digitalisierung ihres Einkaufs? Ein guter Startpunkt ist die indirekte Beschaffung, also etwa der Zukauf von Software, Dienstleistungen und Büroausstattung. Positionen, die zwar nicht direkt in die Produkterzeugung einfließen, für den Betrieb aber dennoch wichtig sind. ERP-Systeme verfügen dafür häufig über integrierte Module, es gibt jedoch auch spezielle Procurement-Lösungen wie SAP Ariba. Solche Anwendungen erleichtern den Angestellten den Alltag und automatisieren wichtige Abläufe. Die Bestellungen lassen sich über die Benutzeroberfläche nicht nur effizient abwickeln, sondern das System ist zeitgleich auch im Stande, zuvor definierte Beitragsgrenzen selbstständig zu validieren. Liegt der Wert einer Order darüber, leitet die Software ein entsprechendes Freigabeverfahren in die Wege. Die passenden Lieferanten sind bereits im System hinterlegt, womit eine reibungslose Bestellabwicklung gewährleistet werden kann.

Das Potenzial von Netzwerken nutzen

Auf diese Weise erzielen mittelständische Firmen bereits einen spürbaren Effizienzgewinn in ihrem Einkauf und legen die Basis für die Digitalisierung der direkten Beschaffung. Hier ist es dann von Vorteil, neben einem ERP-System beziehungsweise separaten Procurement-Lösungen auch B2B-Plattformen wie das SAP Business Network einzubinden. So erweitern Firmen ihr Lieferantennetzwerk – allein das SAP Business Network wird gegenwärtig von Millionen Betrieben aus der ganzen Welt genutzt. Das erleichtert den Preisvergleich und hilft, kosteneffizienter zu handeln. Zudem gestalten Betriebe ihre gesamte Lieferkette auf diese Weise transparenter und einfacher: Denn Belege und Dokumente wie Angebote und Rechnungen lassen sich papierlos und digital zwischen verschiedenen Unternehmen austauschen. In diesem Punkt zeigt sich auch, warum es so wertvoll ist, dass möglichst viele Betriebe sich und ihre Beschaffung digitalisieren.

Eine komfortable Möglichkeit für die Nutzung von ERP- und Procurement-Lösungen ist der Bezug über die Cloud: Hier kümmert sich in der Regel der Anbieter sowohl um den Betrieb der Software als auch der entsprechenden Server sowie um die Bereitstellung von wichtigen Updates und Patches. Das macht die Cloud besonders auch für kleinere und mittelständische Betriebe attraktiv. Denn sie müssen sich nicht um Auf- und Ausbau einer separaten IT-Infrastruktur kümmern, sondern erhalten neue Features automatisch mit der nächsten Release-Version.

Mehr Resilienz in einer volatilen Welt

Zugleich stellen sich Firmen dank digitaler Lösungen und dem damit verbundenen vereinfachten Multisourcing flexibler und resilienter auf. Ein wesentlicher Aspekt in der volatilen Welt von heute: Während der Covid-19-Pandemie kam und kommt es immer wieder zu internationalen Lieferschwierigkeiten. Reagiert die Politik in einem Land mit Lockdowns und anderen Einschränkungen auf steigende Infektionszahlen, werden Lieferketten rasch unterbrochen. Falls die Firmen in anderen Teilen der Welt dann nicht auf alternative Lieferanten umsteigen können, wächst das Risiko für Produktionsstillstände und wirtschaftliche Einbußen. Ähnliche Schwierigkeiten verursacht auch der Ukraine-Konflikt.

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Besonders unter solchen kritischen Gesamtumständen verstärken nicht diversifizierte Lieferketten und Single Sourcing die Probleme der Unternehmen – vor allem dann, wenn es um Rohstoffe und andere Güter geht, ohne die sich zentrale Betriebs- oder Herstellungsabläufe nicht aufrechterhalten lassen. Digitale Procurement-Lösungen und B2B-Netzwerke helfen dabei, die eigene Lieferkette zu diversifizieren.

Neue Technologie für mehr Nachhaltigkeit

Durch die Digitalisierung können Unternehmen nicht nur effizienter und krisensicherer werden. Auch in Bezug auf Nachhaltigkeit sind entsprechende Lösungen von Vorteil. Nachhaltiger zu werden ist für viele Betriebe ohnehin ein erklärtes Ziel. Aufgrund neuer gesetzlicher Rahmenbedingungen müssen sie nachhaltige Geschäftsmodelle aber auch notwendigerweise zunehmend aktiv verfolgen.

Zum 1. Januar 2023 tritt etwa das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) in Kraft, zunächst für Betriebe mit mehr als 3.000 Angestellten, ein Jahr später auch für solche mit mehr als 1.000 Beschäftigten. Das Gesetz verpflichtet Firmen dazu, ihre Einhaltung von Menschenrechten und Umweltstandards zu dokumentieren. Auch Lieferungen – zum Beispiel von Rohstoffen und anderen Waren – entlang der Lieferkette müssen sie korrekt erfassen. Hier können Cloud-Lösungen wie SAP Ariba Supplier Risk und SAP Fieldglass oder eine neue Funktion im SAP Business Network zum Einsatz kommen, die es Lieferanten ermöglicht, eine Selbsteinschätzung vorzunehmen und zu zeigen, dass sie ihrer Sorgfaltspflicht im Bereich der Menschenrechte nachkommen. Solche Lösungen erlauben es, Lieferanten und andere Parteien entlang der Supply Chain im Blick zu behalten, bei kritischen Geschäftspartnern zu reagieren und so die Nachhaltigkeit entlang der eigenen Lieferkette zu verbessern.

Ellen Förster, SAP SE.
Ellen Förster, SAP SE.
(Bild: © Ingo Cordes)

Tatsächlich dürfte das LkSG auch für Firmen relevant werden, die nicht direkt betroffen sind. Da hauptsächlich große Unternehmen die Regelungen umsetzen müssen, fordern sie gegebenenfalls entsprechende Nachweise von ihren kleineren Lieferanten an. Ein weiterer Grund für mittelständische Betriebe, ihre digitale Transformation voranzutreiben.

* Die Autorin Ellen Förster ist Senior Vice President der SAP Intelligent Spend & Business Network, Mittel- und Osteuropa.

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